Como Emitir NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) no Maxpro ERP - Manual detalhado

Introdução

Neste manual falaremos sobre o processo de nota fiscal de saída, iremos destacar os campos mais importantes, falar sobre o passo a passo de como realizar a emissão manual de uma nota fiscal.

Primeiramente, é necessário que saibamos o que é e para que serve Nota Fiscal de saída: Em regra, as Notas Fiscais servem para registrar a movimentação de entrada e saída das mercadorias entre os diversos estabelecimentos empresariais, de modo a permitir a fiscalização do pagamento de tributos. Todos os contribuintes do ICMS estão obrigados a emitir Nota Fiscal antes de qualquer saída de mercadoria ou bem promovida pelo estabelecimento.

Como Fazer – Passo a Passo

1.1 - Acesse no menu principal → Nota Fiscal à Emissão de NF-e.

Open

1.2 - Na tela (Emissão de NF-e) clique em [F2 | Incluir] para lançar uma nova nota.

Open

1.3 - Preencha os Dados Gerais da Nota Fiscal

• Empresa/Emitente
  O campo será preenchido automaticamente.

• Selecionar Cliente
  Se a nota for emitida para um fornecedor, é necessário que o mesmo esteja cadastrado como cliente.
  
  

1.3.1 - Selecione o Movimento

Saída: (Em situações em que a mercadoria sai do estoque):

Alguns exemplos:

• Venda;

• Devolução (Empresa p/ Fornecedor);

• Troca de produtos;

• Autorizada (Em caso de conserto);

• Entre outras situações.

Entrada: (Em situações em que a mercadoria entra no estoque):

Alguns exemplos:

• Devolução (Cliente p/ Empresa);

• Devolução (Em caso de cancelamento de NF-e após 24 horas de emissão);

• Entre outras situações.

1.3.2 - Selecione a Finalidade

NF-e normal:
Alguns exemplos:

• Vendas;

• Troca de produtos;

• Autorizada (Em caso de correção);

• Transferências;

• Outras situações.

NF-e complementar:
Alguns exemplos:

• Erro no valor da mercadorias;

• Erro na quantidade da mercadoria;

• Erro na alíquota do imposto;

• Erro do cálculo do imposto;

• Entre outras situações.

NF-e de Ajuste:

Alguns exemplos:

• Transferência de crédito;

• Creditamento de ativo permanente;

• Entre outras situações.

Devolução de mercadoria:

Alguns exemplos:

• Devoluções;

• Retorno (Produto retorna para a empresa);

• Entre outras situações.

1.3.3 - Selecione as opções:

É possível selecionar três opções adicionais

• Movimentar Estoque: Caso essa opção esteja marcada, A quantidade lançada de cada item será debitada do estoque, isto é, o seu estoque irá diminuir conforme a quantidade lançada de itens. Caso ela esteja desmarcada, não haverá nenhuma alteração no estoque.
  
  Obs: Mesmo que a natureza da operação se enquadre como movimentadora de estoque, só deve ser feito se, a emissão esta sendo feita manualmente e o campo movimentar estoque estiver marcado.

   

• Selecione a condição de Pagamento: Selecione a condição de pagamento referente a nota que está sendo efetuada. Essa informação sairá na NF-e mas não vai gera financeiro no sistema.

   

• Informe a data de emissão

Preencher com a data em que a nota está sendo emitida. Normalmente é a data atual, porém, em alguns casos pode ser necessário informar uma outra data.

• Informe a data de saída

Informar a data em que a mercadoria vai sair do estoque. Essa data pode ser diferente da data atual, porém, jamais poderá ser uma data anterior a data de emissão.

• Informe o CFOP

Informar o CFOP corresponde a operação.

(Ex: 5102 para vendas dentro do estado, e 6102 para vendas fora do estado).

Incluindo os itens na nota

Com o cabeçalho preenchido corretamente, podemos começar a incluir os itens.

1.4.1 - Acessando a aba Itens da Nota
Clique no botão [F5 | Incluir Item] teremos acesso à tela de inclusão de itens.

1.4.2 - Selecionando o item

Campo "Localizar" (Código, Nome, Código de Barras)

Esse é o campo no qual iremos selecionar o produto desejado a ser incluso na NF-e. Podemos digitar o código, nome ou o código de barras do produto, após ter digitado pressionaremos a tecla enter para o sistema carregar o produto.

Se preferir, com o campo em branco clique na “Lupa” ou pressione a tecla enter que será aberto uma tela de pesquisa e você poderá selecionar o produto por esta tela também.

Os campos Código, Descrição/Nome, UN, Cód. Barras, Serial e Numeração serão puxados do cadastro do produto, por tanto, se após o produto for carregado e algumas dessas informações ficarem em branco, muito provável que no cadastro do produto elas não estejam preenchidas.

É possível alterar alguns destes campos, como: Descrição/Nome, UN, Cód. Barras. Porém, a alteração só terá efeito na nota fiscal e não ficará alterado no cadastro do produto.

1.4.3 - Quantidade
Aqui será informado a quantidade do produto.

1.4.4 - Valor unitário
O sistema puxa esse valor do cadastro do produto. Se no cabeçalho da nota foi marcado a opção “Preço de Custo” o sistema vai puxar o preço de custo do produto e jogar neste campo, se essa opção não foi marcada, ele puxará o preço de venda.

1.4.5 - Desconto

Aqui é possível dar um desconto sobre o valor total dos itens (Total = Quantidade x Valor Unitário)

1.4.7 - Dados adicionais

Nesse campo é possível informar a  quantidade em peso por unidade, caso tenha produtos com a unidade de medida KG,SC,G,T

1.4.6 Descrição Complementar

Neste campo é possível inserir alguma informação complementar sobre o produto.

1.4.7 - CFOP

O campo será preenchido automaticamente, de acordo com as informações inseridas no campo CFOP informado no cabeçalho da nota, e com as informações tributárias do produto (Tributado, Isento, Substituído, etc.). Mesmo assim é possível altera-lo se necessário. Você deve sempre conferir se as informações preenchidas automaticamente pelo sistema estão corretas.

1.4.8 - NCM

Se você seguiu a recomendação no início deste documento, esse é o próximo campo a ser preenchido. Aqui é onde informamos o NCM do produto, caso este campo esteja em branco é porque no cadastro do produto não tem nenhum NCM informado, você pode inserir o NCM manualmente aqui, mas lembre-se que ele não vai ficar gravado no cadastro do produto. Isto é: Se você for emitir outra nota com o mesmo produto, ele vai vim novamente em branco e será necessário a inserção manual. Para facilitar o trabalho é de alta importância que informe esse valor diretamente no cadastro do produto, assim sempre que o mesmo produto for incluído em alguma nota, o campo “NCM” será preenchido automaticamente. Outro detalhe importante, não é possível emitir notas com produtos sem NCM ou com NCM incorreto. Será exibida uma informação na tela, caso isso ocorra.

1.4.9 - CST

Verificar com o contador, qual o CST correto para se utilizar na emissão de uma determinada nota fiscal. O CST pode variar dependendo da operação da nota.

1.4.10 - CSOSN

O contribuinte optante pelo Simples Nacional atualmente utiliza-se das CSTs 041, 060 e 030 as quais deverão ser substituídas pelas CSOSN e serão analisadas pelas operações a serem realizadas pelo contribuinte. Para mais informações, consulte o seu contador.

1.4.11 - Demais Opções

As demais informações a serem inseridas, são informações tributarias/Contábeis. Por tanto, verifique com o contador quais valores tributários terão que ser inseridos na NF-e (ICMS, Substituição Tributária, Isentas, IPI, etc.).

Gravando a nota

• Preço de Custo: Quando essa opção estiver marcada, os itens serão inclusos na NF-e com o preço de custo cadastrado no sistema. Caso o campo esteja desmarcada, os itens serão inclusos com o preço de venda.

Após selecionar o produto e preencher todos os campos corretamente, é necessário clicar em [F2 | Gravar] para que este produto e os dados informados sejam lançados na NF-e.

1.5. - Passo

Após clicar em Gravar, a tela de inclusão de itens permanecera aberta. Isso acontece para agilizar o procedimento de inclusão de itens.
Caso tenha mais algum item para ser incluído realize o 4º passo novamente e assim que concluir o lançamento de todos os itens, feche a tela de inclusão.

1.6 - Passo

Os itens inseridos serão listados detalhadamente na tela principal da emissão de NF-e. É necessário verificar se os dados estão corretos para finalizar a nota. Caso encontre algum item com alguma informação incorreta, selecione e depois clique em [F7 | Alterar Item], será aberto uma tela idêntica a tela de inclusão, porém nessa tela os dados já vão esta preenchidos conforme foi informado no momento da inclusão. Altere a informação incorreta e grave novamente clicando no botão [F2 | Gravar].

Caso encontre algum produto duplicado ou que não deveria estar na nota, exclua selecionando-o e clicando no botão [F4 | Excluir Item].

1.7 Passo:

Falta pouco para concluir a nota fiscal, mas antes de grava-la precisamos verificar as abas e assim ver se é necessário utilizar alguma delas.

Segue as abas disponíveis e a finalidade de cada uma:

1.8.1 - Itens da Nota

Essa é a aba que já vem selecionada por padrão.

• Nessa aba, temos as seguintes opções:

• Visualizar os itens já inclusos da NF-e

• Incluir itens na NF-e

• Alterar itens na NF-e

• Excluir itens na NF-e

1.8.2 - Faturamento

Essa aba deve ser utilizada quando a opção de Pagamento que se encontra no cabeçalho da nota for
2 – A Prazo.

Nessa aba, temos as seguintes opções:

• Condição de Pagamento: Para utilizar essa opção, as condições de pagamentos devem ser cadastradas no sistema (Cadastros à Condições de Pagamentos).
  
  

• Quantidade de Parcelas: Aqui podemos informar a quantidade de parcelas sem a necessidade de já está cadastrada no sistema.

Após selecionar uma das opções, as parcelas vão serem geradas. Clique em Adicionar Pagamento(s).

1.8.3 - Transportador/Volumes Transportados

Como o próprio nome já diz, essa aba é utilizada para inserir informações de transportadora e volume transportado quando necessário.

Nessa aba, temos as seguintes opções:

• Transportador: Aqui informaremos a empresa que vai transportar a mercadoria. Essas transportadoras tem que está cadastrada no sistema (Cadastros à Transportadoras).

• Frente Por Conta: Aqui informaremos quem vai pagar o frente ou se o frete não for pago informamos aqui também.

• Placa/UF: Aqui vamos informar a placa do veículo que vai fazer o transporte das mercadorias.

• Quantidade: Aqui informaremos a quantidade de volumes. Lembrando que a quantidade de volumes pode ser diferente da quantidade de itens da NF-e, talvez os itens da nota vão ser embalados todos dentro de uma caixa, então o volume vai ser 1.

• Espécie: Informe aqui o tipo de volume, por exemplo: Caixa, Fardo, etc.

• Marca: Não abordar, este campo vai ser removido.

• Número: Marca: Não abordar, este campo vai ser removido.

• Peso Bruto: Informe o peso bruto da mercadoria para transporte.

• Peso Liquido: Informe o peso líquido da mercadoria para transporte

1.8.4 - Informações Complementares

Essa aba é utilizada quando necessita inserir alguma informação/Observação no corpo da nota fiscal.

1.8.5 - Documentos Referenciados

Essa aba só será utilizada quando a nota a ser emitida for de devolução. Informamos aqui a dados da nota de venda referente a nota de devolução que estamos emitindo.

Nessa aba, todos os dados a serem informados são referentes a nota de venda a qual está realizando a devolução.

1.9 - Passo

A nota estando toda preenchida, basta clicar no botão [F2 | Gravar], assim teremos a nota gravada e pronta para ser transmitida para Sefaz.

1.10 - Passo

Agora que temos a nota gravada, vamos transmiti-la selecionando-a e clicando no botão [Enviar].

Após clicar no botão [Enviar], será necessário informar a senha do certificado digital caso seja A3.

Se não houver nenhum erro, a nota será exibida na tela logo após o processo de transmissão, por fim é só imprimi-la e/ou grava-la em seu computador.

Considerações Finais

O gerenciamento das notas fiscais (NF-e) emitidas e recebidas na empresa, é um processo que exige bastante cuidado e dedicação, mas que pode se tornar muito mais simples se o empreendedor utilizar o MaxpróERP para auxilia-lo em seus procedimentos.

Veja também:

Cadastro de Fornecedor

Cadastro de Clientes

Cadastro de Produtos - Dados gerais

Lançamento de Nota Fiscal de Entrada com Importação de Arquivo XML