Lançamento de Nota Fiscal de Entrada com Importação de Arquivo XML

Antes de mais nada, é necessário que saibamos o que é arquivo XML. De maneira simplificada, o arquivo XML é um tipo de documento digital no qual contem todas as informações das Notas Fiscais Eletronicas (NF-e). O Maxpró possui um recurso que permite que façamos a importação desse arquivo diretamente para dentro do sistema. Ou seja, no momento de fazer a entrada de uma NF-e, não é necessário incluir manualmente todos os dados ao sistema. Basta importar o arquivo XML para que a maioria das informações sejam lançadas automaticamente para o Maxpró, diminuindo significativamente o trabalho de lançar uma NF-e manualmente.

Atualmente, quando uma empresa emite uma NF-e através de um bom sistema de gestão empresarial, como o Maxpró, automaticamente o arquivo XML referente à nota que foi emitida, é gerado. De maneira simplificada, a empresa emissora de Nota Fiscal eletrônica enviará os arquivos XML de suas notas para o COFRE NFE. Este arquivo eletrônico, que corresponderá à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), será então armazenado e disponibilizado para o comprador e transportador. Algumas empresas (fornecedores) costumam disponibilizar por e-mail os arquivos XMLs de suas notas. É possível também baixar o XML através do site da Sefaz no caso o Portal da Nota Fiscal.

 Como Fazer – Passo a Passo

1.0 - Acesse a tela de Nota Fiscal de entrada: Estoque → Movimentação → Nota Fiscal de Entrada

Open

Na próxima tela clique no botão “Importar XML” que se localiza na barra inferior de opções.

Open

1.1- Na tela Importação de NF-e e localize o Arquivo XML.

Após selecionar e importar o arquivo, basta realizar os seguintes procedimentos:

1.2. - Conferir se o fornecedor está cadastrado. Se não estiver, basta clicar no botão “Cadastrar Forn.” que sera cadastrado de acordo os dados importados da Nota Fiscal.

1.2.1 - Conferir se os produtos foram reconhecidos. Se sim, serão representados pelo ícone verde. Se não, serão representados pelo ícone vermelho.

Existem duas situações em que o produto não será reconhecido.

1. Quando o produto não estiver cadastrado. Nesse caso basta selecionar o produto na tela do sistema e clicar em “Cadastrar”. Nesse caso a tela de cadastro de produtos se abrirá, com alguns campos já preenchidos. Para realizar o cadastro do determinado produto, basta preencher os campos corretamente e por fim clique em gravar.

    

2. Quando o produto está cadastrado no sistema, mas não está associado ao produto da nota. Nesse caso basto clicar em “Associar” e na próxima tela basta localizar o produto que já está cadastrado. Clique duas vezes ou pressione “Enter” para seleciona-lo.
   
   

    

Como alterar ou excluir o produto da Nota Fiscal:

1. Se houver necessidade de fazer uma alteração no cadastro de algum produto, basta selecionar o produto na lista e clicar em “Alterar Prod”. Lembrando que para isso o produto precisa estar cadastrado e vinculado à nota.
   
   

2. Se houver necessidade de excluir um produto da tela após ter lançado, basta selecionar o produto e clicar em “Excluir da nota”. 

   Clique em Sim, para confirmar e o produto não será importado para a nota. Para voltar a tela anterior clique em Não.

Após todos os produtos se encontrarem reconhecidos pelo sistema (sinalizados com o ícone verde), o próximo passo será configurar e quantidade fracionada de cada um, de acordo com a nota fiscal.

Informando a quantidade dos produtos

Vamos analisar o primeiro produto. Observe que o campo “Qtd Nota” (Quantidade na Nota) já se encontra preenchido, nesse caso com 13 unidades. Nós temos também o campo “Qtd Emb” (Quantidade por Embalagem) se encontra destacado em amarelo. Representa a quantidade de unidades que contem dentro de cada caixa, pacote ou fardo, etc. Para altera-lo basta clicar e informar a quantidade correspondente. O valor que se encontra no campo “Qtd Emb” será multiplicado pelo valor no campo Qtd Nota.

Utilizando o exemplo da nota:

Qtd Emb = 1 x Qtd Nota. = 13

O total de produtos a entrar no estoque será: 13,000 UN (1,000 x 13,000)

Em outro exemplo:

Qtd Emb = 3 x Qtd Nota. = 13

O total de produtos a entrar no estoque será: 39,000 (3,000 x 13,000)

Após a configuração dos campos “Qtd Bem” em todos os produtos, basta clicar em Confirmar para concluir a importação.

Importação concluída com sucesso!

Finalizando a importação da Nota Fiscal

Na proxima Tela teremos duas opções:

1 - Se os produtos já estiverem precificados basta clicar em “Gravar” para concluir o lançamento da nota.

2 - Se os produtos ainda não estiverem precificados, basta selecionar o produto a ser precificado e clicar em “Alterar” e na próxima tela clicar em “Gravar” para ter acesso à tela de precificação. Após preencher todos os campos, basta clicar em “Gravar” para concluir a precificação.

Este manual contem um passo a passo de como utilizar o Maxpro ERP para realizar a importação do arquivo XML.
Realizar de maneira correta o controle de estoque faz com que controles manuais sejam evitados, o que reduz consideravelmente o risco de erros e retrabalhos, fazendo com que os processos sejam mais ágeis, contribuindo para o aumento da produtividade.

Além disso, podemos dizer que influencia diretamente na gestão financeira da empresa, que passa a ter maior controle sobre o capital que é empregado nos estoques.

O controle de estoque otimizado, além de trazer diversas vantagens para a área, é capaz de causar impactos benéficos tanto para a área de vendas que passa a enxergar com mais clareza as saídas de cada item em determinados períodos, quanto para a área de compras que possui dados mais precisos para realizar compras mais certas e também para a área financeira que passa a controlar melhor o capital que é empregado no estoque.