Pedidos de Compra

O módulo de Pedidos de Compra é uma ferramenta disponível no Maxpro e que pode facilitar o gerenciamento da empresa. O recurso é utilizado para realizar e organizar pedidos de mercadorias para reposição de estoque, possibilitando um melhor controle tanto na compra quanto no recebimento dos produtos.

Alguns dos recursos:

• Filtro de produtos por Grupo, Subgrupo, Marca, Fornecedor, Status, Estoque e Nome do Produto;

• Exibição de Sugestão de Compras baseado nas vendas em um determinado período, e os dias suegridos de duração do estoque;

• Lançamento rápido e prático;

• Visualização em uma única tela, do Histórico de Compras e de Vendas do Produto;

• Exportação de relatórios em PDF;

• Exportação para Excel (em breve);

Ao lançar um pedido por exemplo, é possível emitir um relatório de todos os produtos, valores e quantidades. Com o relatório em mãos você pode conferir o pedido com mais eficiência diminuindo a margem de erro. É possível também, gerar um PDF ou Exportar para Excel, e fazer cotações enviando aos fornecedores;

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Este manual, tem como objetivo, orientar, através de um passo a passo, a utilização do recurso Pedidos de Compra no Maxpro ERP.

No menu principal acesse em Estoque → Movimentação/Compras → Pedidos de Compra.

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Na tela de Localização de Pedidos clique em F2|Incluir para fazer um novo pedido.

Preencha os seguintes campos do cabeçalho do pedido:

• Número: Fica a critério do usuário, informar o número do pedido do fornecedor ou o código interno do sistema.

• Data da Compra: Campo preenchido automaticamente de acordo com a data do computador.

• Previsão de Entrega: Informar a data acordada com o representante.

• Fornecedor: Selecione o fornecedor. Caso não o tenha cadastrado no sistema, cadastre-o.

• Condições de Pagamento: Campo livre. Exemplo: 30/45/60.

• Status: Selecione a opção de acordo com a situação atual do pedido.

   

   

Na mesma tela, após preencher os dados do cabeçalho, clique em F5| Incluir para iniciar os lançamentos dos produtos.

Na tela de busca é possível realizar diversos filtros para localizar os produtos.

Os filtros tem como objetivo facilitar a localização dos itens, reduzindo a quantidade de produtos a serem consultados no momento da  busca. Para realizar a busca é obrigatório utilizar pelo menos um dos campos do filtro. A obrigatoriedade da utilização do filtro é necessária para evitar que o sistema trave, pois a busca é realizada em diversos campos de diversas tabelas do banco de dados. Quando maior a quantidade do itens cadastrados, mais demorada se torna a busca.

Veja abaixo os campos que podem ser utilizados para realizar o filtro:

• Grupo

• Subgrupo

• Marca

• Fornecedor

• Situação

• Estoque

• Tipo

• Pesquisa

• Período de Vendas

• Sugerir compras para: Ao informar a quantidade de dias que o usuário deseja que o produto dure em estoque, o sistema sugere a quantidade que deve ser comprada.

  
  
  

• Após realizar o filtro, digite o nome do produto no campo, e clique em Filtrar.
  
  

  
  
  O conjunto de campo do espaço de sugestão de compras com base no período de vendas, tem como intuito, fornecer ao sistema uma base para que o mesmo possa fornecer ao usuário uma sugestão da quantidade que deve ser comprada. O campo "Sugerir Compras para", determina quanto tempo o produto deve durar no estoque baseando-se nas vendas do mesmo.
  
  
  

   

   

Após determinar os filtros e inserir os produto, o sistema exibirá uma lista com a quantia sugerida de cada item.

Ainda na mesma tela, observe que no campo superior esquerdo, tem a opção de mostrar quais colunas o usuário deseja visualizar, também podendo arrasta-las da maneira que facilite o entendimento ou visualização.

No quadro a seguir é possível visualizar o histórico de entrada dos produtos, quantias, valores e fornecedores anteriores.

No próximo quadro é exibida à movimentação de saída dos produtos como, vendas, transferências, entre outras.

Ao avaliar os produtos, inicia-se o lançamento dos mesmos, continuando abaixo do histórico de vendas, o usuário deve clicar em Inserir para adicionar o produto na minha lista, informando Quantidade, e o sistema fará cálculo dos preços, quantidades e descontos, caso haja algum.

Após realizar o lançamento de todos os produtos clique em Sair/Voltar.

Na tela a seguir, serão apresentados dois campos de informações.

• O campo OBS. do Pedido exibe as informações destinadas ao fornecedor, referente ao pedido de compras.

• O campo  OBS. Interna exibe informações destinadas apenas ao emitente do pedido, ou seja, apenas o usuário do sistema consegue visualizar e editar.
  
  
  

   

Prosseguindo na mesma tela, após revisar e inserir as informações basta clicar em F2|Gravar, para finalizar o pedido.

Na tela seguinte o pedido ficará visível para impressão e caso haja necessidade, podendo também ser alterado, clicando no botão F3|Alterar ou excluído, clicando no botão Ctrl+Del|Excluir no canto inferior esquerdo da tela.

Clique em Esc|Sair para retornar a tela inicial do Pedidos de Compra.

Ao sair da tela do pedido lançado, o sistema redireciona o usuário para a tela de inicio do Pedidos de Compra, onde é possível visualizar todos os pedidos lançados.

Através do módulo, é possível acompanhar o andamento, podendo também alterar o status do pedido, fornecedor, mercadoria, representante, valores, quantidades e data de entrega.

O Pedidos de Compra é uma ferramenta de gestão que quando utilizada, facilita e beneficia muito a empresa, por se tratar de um controle a mais. Com o recurso, é possível ter melhor controle das mercadorias que entram no estoque, podendo analisar as vendas feitas e os últimos fornecedores.

Imagine a empresa tendo um estoque controlado, livrando-se de prejuízos no recebimento dos produtos e sabendo quantia e preço de cada um. Muitas empresas tomam muito prejuízo no recebimento de cargas por falta de controle, na maioria das vezes sem saber a quantia que foi solicitada e valor pago por cada item.

Por se tratar de uma ferramenta de controle de estoque é recomendado que se leia o manual de Lançamento de Nota Fiscal de Entrada com Importação de Arquivo XML e o de Entrada Simplificada para saber como realizar a entrada de notas no sistema. Sugerimos também o manual de Cadastro de Fornecedor.

A maneira que uma empresa é administrada influência muito no crescimento da mesma, por isso uma boa ferramenta de gestão que possa anteder e suprir os interesses da empresa faz toda a diferença.