Erros que o USUÁRIO comete ao lançar Notas de Entrada

Ao lançar as Notas Fiscais de Entrada, é comum querer partir logo para outras atividades, deixando de lado alguns cuidados que devem ser tomados ao efetuar esta importante operação dentro do sistema.

Sempre que encontrar um preço de custo errado, ou um estoque divergente, faça algumas verificações com o objetivo de encontrar lançamentos errados, principalmente na parte de estoque.

Abaixo listamos, alguns problemas que geralmente ocorrem nos Lançamentos de Notas Fiscais de Entrada:

Notas lançadas com "Qtde Embalagem" incorreta. Gerando muito mais quantidades do que deveria no estoque.

Lançamentos como esse, deixam o estoque errado, e contribuem para Saídas erradas também, gerando diversos riscos fiscais para a empresa.

É importante ficar atendo durante o lançamento das Notas Fiscais de Entrada, cuidando para que cada produto comprado entre no estoque corretamente. 

A forma mais fácil de verificar isso, e verificando se a "Quantidade a Entrar no Estoque" e "Valor Unitário Final" (com ou sem impostos) que são calculadas pelo sistema, correspondem ao valor que você pagou pela mercadoria. 

Pergunte a si mesmo: "Eu comprei essa mercadoria para vender por (Unidade, Caixa, Metro, etc.) e aqui está dizendo que cada (Unidade, Caixa, Metro, etc.) vai sair pra mim por X reias. Isso está correto?"
Se a resposta for negativa, então significa que algo pode ter sido lançado errado. Algumas coisa que você pode fazer para verificar onde está o erro:

• Assista novamente, a vídeo aula sobre Importação de XML
  Lá você verá exemplos e auxilio de como fazer a conversão da fração.

• Se não foi você quem recebeu a mercadoria, confira com a pessoa que recebeu, qual exatamente a quantidade comprada.
  Exemplo: Se você cadastrou para vender como UNIDADE, e na nota vem como CAIXA, verifique com quem recebeu a mercadoria, quantas UNIDADES vem em cada CAIXA, e quantas UNIDADES foram recebidas NO TOTAL!

• Faça cálculos para entender onde está o erro.
  Se você ainda estiver em dúvida, tente compreender os cálculos do sistema, pegando uma calculadora e simulando do seu jeito, com base nas informações que estão lá. Faça isso até identificar onde você errou, e então corrija.

• Consulte a pessoa responsável pelo sistema.
  Se na sua empresa tem alguém que seja responsável por passar os treinamentos do sistema, procure-a e verifique se ela pode te ajudar;

Exemplos de Lançamento errado:

• No exemplo abaixo, para o produto "MDF TEKA BIANCO 15MM", foram compradas 22 unidades, mas, ao lançar no sistema, por algum motivo, foi informado "22" também na "Qtde da Embalagem/Fração".
  Com isso, entrou no estoque:
  22 (Qtde Nota)   X   22 (Qtde Emb/Fraçao)   =   484 (Quatrocentos e oitenta e quatro) unidades,
  ou seja, muito além do que deveria ter entrado de fato.
  
  

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• Vamos ver agora um exemplo com outro produto, desta vez comprado por METRO QUADRADO (M2) e vendido por UNIDADE (UN). Uma das conversões mais difíceis de se fazer.
  
  
  

  
  Na Nota Fiscal acima, a “Qtde (na nota)” está em Metros Quadrados (M2), mas a empresa vende por UNIDADE (UN).  A pessoa que recebeu a mercadoria informou que, vieram ao todo 200 UNIDADES deste produto.
  O usuário colocou 200 por engano, mas, ao fazer isso, o sistema multiplicou os valores. Ficando:
  200 x 1.017,50 = 203.500,00  (duzentas e três mil e quinhentas UNIDADES. Uma quantidade absurdamente alta, não é?)
  Qual seria então, o valor correto para o campo "Qtde Por Embalagem (Fração)" ?

  • Resposta:
    Uma das formas de saber isso, seria fazer o cálculo inverso:
       NNN x 1.017,50 = 200 (resultado que desejamos).
       Reordenando o calculo, temos: 200 = NNN x 1017,50
       Refatorando temos: 200 / 1.017,50 = NNN
    Resultado: 200 / 1.017,50 = 0,197 (Este é o valor que deveria ter sido informado no campo "Qtde Por Embalagem"
    
    
    

Lançamento de Nota Fiscal incompleta (Faltando produtos ou com valores divergentes)

Quando importamos o XML, o sistema puxa os valores originais da Nota Fiscal. Após associarmos e/ou cadastrarmos todos os produtos da nota, e concluir a importação ele recalcula todos os valores e exibe uma mensagem, caso encontre alguma divergência. Essa mensagem geralmente indica que algum lançamento foi feito errado (pode ser a quantidade, valor unitário da nota alterado manualmente, produto não associado, produto excluído, entre outros).

Quando isso ocorre, é preciso identificar e corrigir o problema. Mesmo com o aviso (ver exemplo abaixo), o sistema permite salvar e corrigir depois. Isso é útil em quando você não pode fazer a correção naquele momento. O problema é que, se esta correção não for feita logo, ela poderá ser esquecida, gerando informações fiscais erradas no sistema.

• Neste exemplo, houve uma diferença de R$ 289,88.
  
  

• No outro exemplo abaixo, a Nota Fiscal tinha originalmente 4 produtos, mas, por algum motivo, só foram lançados 3 (foi possível descobrir isso, comparando com o DANFE), deixando uma diferença alta, de R$ 3.500,00. Mesmo o sistema dando alerta na hora de gravar a nota, este alerta foi ignorado e a nota foi salva errada e não foi corrigida :
  
  

  
  Quando isso ocorrer, você precisará conferir com bastante atenção, os itens lançados no sistema, e comparar eles com o valor que está na Nota Fiscal. Se desejar, você pode, por exemplo, reimprimir o DANFE da Nota do Fornecedor, usando o botão "Ver DANFE" que fica na tela de "Notas Fiscais de Entrada - Relação":