Cadastro de Clientes

Introdução

Neste manual falaremos sobre a importância de preencher de maneira correta o cadastro de clientes, e quais são os campos mais importantes.
Daremos também algumas dicas que podem ser úteis no dia a dia.

A importância do cadastro de clientes

É importante priorizar os dados principais do cliente. Os dados pessoais são indispensáveis. Exemplo: Nome, CPF e RG.
No cadastro de clientes no campo "NOME", mesmo que o cliente não tenha CPF é muito importante preencher com o nome completo do cliente.
Caso o cliente tenha um apelido, existe um campo específico. Campo [Fantasia/Apelido]. 
É de extrema importância manter um contato constante com o cliente. Por esse motivo, todos os campos relacionados aos contatos, é importante que sejam preenchidos. Exemplo: Telefones, e-mails e endereço.
Com essas informações em mãos, você consegue mantê-los informados sobre as novidades de sua empresa, colher feedbacks sobre os produtos / serviços e saber quais são seus melhores clientes.
Existem clientes que compram todos os meses, em pequenas quantidades, mas com frequência. Existem também aqueles que compram uma vez no ano, mas quando isso acontece, o valor da compra é bem alto. Vale a pena dar atenção à ambos!

Pense em enviar e-mails informativos de tempos em tempos, telefonar em datas importantes, mandar cartas de fim de ano, enfim, todos esses meios de comunicação são válidos.

Parece algo pequeno, mas ao mostrá-los que você lembrou deles no Natal, no aniversário e em outras datas, você pode criar um vínculo de relacionamento mais próximo. E tenha certeza de que ele vai lembrar de sua empresa da próxima vez que for comprar algo!

Vejamos agora, como realizar um bom cadastro de clientes.

Você pode ler o artigo abaixo ou assistir à este vídeo:

Como Fazer – Passo a Passo

1.0 - No menu principal acesse Cadastros→Clientes. 

Open

Na tela cadastros de clientes clique em F2|Incluir para fazer um novo, e selecione o tipo de pessoa.

Open

1.1- Preencha todas as informações da aba F10| Informações Cadastrais.

• O campo Nome, mesmo que o cliente não tenha CPF, é muito importante que seja preenchido com o nome completo do cliente.

• O campo Fantasia/Apelido deve ser preenchido com o apelido do cliente, no caso de pessoa física, ou com a fantasia da empresa, no caso de pessoa jurídica.

1.2- Preencha todas as informações da aba Informações Principais.

• É importante que se preencha o endereço completo (Endereço, Nº, Complemento, Bairro, Cidade e CEP).

• No campo Cidade basta clicar no botão [...] e selecionar a cidade correspondente, dessa maneira, automaticamente o campo Cód.Mun.IBGE e UF será preenchido.

• Os campos de Informações Pessoais é utilizada para informar os dados pessoais do cliente, como Nome dos Pais, Cônjuge, Estado Civil, Sexo, Data de Nascimento e Referências Comerciais/Pessoais como na imagem abaixo:

• No campo Informação Profissionais insira os dados da profissão do cliente, como Profissão, Empresa, Aquisitivo/Renda, essas informações ajudam no controle de credito do cliente.

Se o cadastro for de Pessoa Jurídica, apenas os campos "Referências" e Data de Nascimento/Fundação" serão exibidos;

1.3- Em seguida, defina os dados financeiros do cliente na aba Informações Financeiras.

• Os campos que fazem parte dos Dados Financeiro do Cliente podem ser configurados de acordo com os acessos de cada usuário no sistema. Por exemplo: O funcionário que cadastrar o cliente poderá configurar as informações cadastrais. Porém, para altera-las, é preciso clicar no cadeado como na imagem abaixo, e será necessário a permissão do administrador ou de algum funcionário que tenha o acesso.

O campo "Situação" determine a situação cadastral do cliente, nele você irá encontrar as seguintes opções:

O campo LIMITE tem a função de determinar o limite de compra de cada cliente.

O campo DESCONTO MÁXIMO que se encontra no cadastro do cliente, representa um desconto individual. Nos parâmetros de configuração do sistema, existe o campo que define um limite de desconto para todos os clientes cadastrados, de uma única vez.
Exemplo: Se nos parâmetros dos sistema, o desconto estiver definido como 10% e no cadastro do cliente tiver 15%, somente esse cliente poderá ter até 15% de desconto nas compras enquanto todos os outros poderão ter somente até 10% de desconto.

O campo DIAS P/ BLOQUEIO que se localiza no cadastro de produtos também funciona individualmente por cliente. Tem a função de bloquear o cliente automaticamente, após a quantidade de dias que a prestação estiver vencida, determinado pelo operador do sistema. O campo Bloqueio por atraso que se localiza nos parâmetros de configuração do sistema, também tem a função de bloquear clientes que estiverem com a prestação vencida, porém, é utilizado para configurar todos os cliente de uma só vez.

O campo DIAS DE CARÊNCIA também é individual. Tem a função de determinar após quantos dias de prestação vencida, o sistema vai começar a acrescentar juros no título do cliente.
O campo CARÊNCIA localizado nos parâmetros do sistema tem a mesma função, porém, configura todos os clientes de uma única vez.

2.0- Os campos da Aba Observações, podem ser utilizados para inserir quaisquer informações sobre o cliente;

3.0- A aba Responsáveis pode ser utilizada somente em cadastro de pessoa jurídica, onde é possível informar os dados de até dois responsáveis;

4.0- Na aba Contatos/Autorizados é possível informar mais um nome de pessoa autorizada a comprar em nome do cliente.

• Clique em "Incluir" para adicionar um novo contato. (Você pode adicionar quantos contatos desejar);
  
  

   

5.0- A aba Informações Fiscais, é utilizada para definir o CRT, tipo de cliente, ID estrangeiro (quando o cliente for de outro país) e o CNAE que significa Classificação Nacional de Atividades econômicas.

Após a concluir o preenchimento de todos os campos, basta clicar em F2|Gravar no canto esquerdo da tela para finalizar o cadastro. 

Movimento Financeiro de Cliente

A aba Movimento Financeiro, exibe um resumo financeiro detalhado do cliente. É possível visualizar todos os detalhes das compras realizadas pelo cliente, como:

• Todas as compras já efetuadas pelo cliente

•  Ao dar um Duplo Clique é possível ver os produtos da venda;

• Títulos Pendentes

• Histórico de Títulos Quitados

• Total de Compras (de todo o período);

• Total de Cancelamentos (se houver);

• Total de Devoluções (se houver);

• Movimento Mensal de Vendas (Dos últimos 12 meses);

Considerações Finais

São ações simples que trazem um grande diferencial à sua empresa. Relacionamento mais próximo com clientes é o diferencial que as pequenas têm em relação às grandes!