Introdução
Neste manual falaremos sobre o processo de nota fiscal de saída, iremos destacar os campos mais importantes, falar sobre o passo a passo de como realizar a emissão manual de uma nota fiscal.
Primeiramente, é necessário que saibamos o que é e para que serve Nota Fiscal de saída: Em regra, as Notas Fiscais servem para registrar a movimentação de entrada e saída das mercadorias entre os diversos estabelecimentos empresariais, de modo a permitir a fiscalização do pagamento de tributos. Todos os contribuintes do ICMS estão obrigados a emitir Nota Fiscal antes de qualquer saída de mercadoria ou bem promovida pelo estabelecimento.
1.0 - Como Fazer – Passo a Passo
1.1 - Acessar Tela de Nota Fiscal
Acessar no menu principal [Nota Fiscal à Emissão de NF-e (4.0)].
1.2 - Incluir uma Nova Nota
Na tela (Emissão de NF-e) clique em [F2 | Incluir] para lançar uma nova nota.
1.3 - Preencher o cabeçalho da nota
Observação: É recomendável utilizar o [Enter] para navegar entre os campos.
1.3.1 - Empresa/Emitente
O campo será preenchido automaticamente.
1.3.2 - Selecionar Cliente
Se a nota for emitida para um fornecedor, é necessário que o mesmo esteja cadastrado como cliente.
1.3.3 - Selecione o Movimento
Saída: (Em situações em que a mercadoria sai do estoque):
Alguns exemplos:
Venda;
Devolução (Empresa p/ Fornecedor);
Troca de produtos;
Autorizada (Em caso de conserto);
Entre outras situações.
Entrada: (Em situações em que a mercadoria entra no estoque):
Alguns exemplos:
Devolução (Cliente p/ Empresa);
Devolução (Em caso de cancelamento de NF-e após 24 horas de emissão);
Entre outras situações.
1.3.4 - Selecione a Finalidade
Normal:
Alguns exemplos:
Vendas;
Troca de produtos;
Autorizada (Em caso de correção);
Transferências;
Outras situações.
Devolução/Retorno:
Alguns exemplos:
Devoluções;
Retorno (Produto retorna para a empresa);
Entre outras situações.
Complementar:
Alguns exemplos:
Erro no valor da mercadorias;
Erro na quantidade da mercadoria;
Erro na alíquota do imposto;
Erro do cálculo do imposto;
Entre outras situações.
Ajuste:
Alguns exemplos:
Transferência de crédito;
Creditamento de ativo permanente;
Entre outras situações.
1.3.4 - Informe o CFOP
Informar o CFOP corresponde a operação.
(Ex: 5102 para vendas dentro do estado, e 6102 para vendas fora do estado).
1.3.5 - Informe a data de emissão
Preencher com a data em que a nota está sendo emitida. Normalmente é a data atual, porém, em alguns casos pode ser necessário informar uma outra data.
1.3.6 - Informe a data de saída
Informar a data em que a mercadoria vai sair do estoque. Essa data pode ser diferente da data atual, porém, jamais poderá ser uma data anterior a data de emissão.
1.3.7 - Selecione a condição de Pagamento
Selecione a condição de pagamento referente a nota que está sendo efetuada. Essa informação sairá na NF-e mas não vai gera financeiro no sistema.
1.3.8 - Selecione as opções:
É possível selecionar três opções adicionais
Movimentar Estoque: Caso essa opção esteja marcada, A quantidade lançada de cada item será debitada do estoque, isto é, o seu estoque irá diminuir conforme a quantidade lançada de itens. Caso ela esteja desmarcada, não haverá nenhuma alteração no estoque.
Preço de Custo: Quando essa opção estiver marcada, os itens serão inclusos na NF-e com o preço de custo cadastrado no sistema. Caso o campo esteja desmarcada, os itens serão inclusos com o preço de venda.
1.4 - Incluindo os itens na nota
Com o cabeçalho preenchido corretamente, podemos começar a incluir os itens.
1.4.1 - Acessando a tela de inclusão de itens
Clicando no botão [F5 | Incluir Item] teremos acesso à tela de inclusão de itens
1.4.2 - Selecionando o item
Campo "Localizar" (Código, Nome, Código de Barras)
Esse é o campo no qual iremos selecionar o produto desejado a ser incluso na NF-e. Podemos digitar o código, nome ou o código de barras do produto, após ter digitado pressionaremos a tecla enter para o sistema carregar o produto.
Se preferir, com o campo em branco clique na “Lupa” ou pressione a tecla enter que será aberto uma tela de pesquisa e você poderá selecionar o produto por esta tela também.
Os campos Código, Descrição/Nome, UN, Cód. Barras, Serial e Numeração serão puxados do cadastro do produto, por tanto, se após o produto for carregado e algumas dessas informações ficarem em branco, muito provável que no cadastro do produto elas não estejam preenchidas.
É possível alterar alguns destes campos, como: Descrição/Nome, UN, Cód. Barras. Porém, a alteração só terá efeito na nota fiscal e não ficará alterado no cadastro do produto.
1.4.3 - Complemento
Neste campo é possível inserir alguma informação complementar sobre o produto.
1.4.4 - Quantidade
Aqui será informado a quantidade do produto.
1.4.5 - Valor unitário
O sistema puxa esse valor do cadastro do produto. Se no cabeçalho da nota foi marcado a opção “Preço de Custo” o sistema vai puxar o preço de custo do produto e jogar neste campo, se essa opção não foi marcada, ele puxará o preço de venda.
1.4.6 - Desconto
Aqui é possível dar um desconto sobre o valor total dos itens (Total = Quantidade x Valor Unitário).
1.4.7 - Peso Unitário
Nesse campo é possível informar a quantidade em peso por unidade, caso tenha produtos com a unidade de medida KG,SC,G,T
1.4.8 - NCM
Se você seguiu a recomendação no início deste documento, esse é o próximo campo a ser preenchido. Aqui é onde informamos o NCM do produto, caso este campo esteja em branco é porque no cadastro do produto não tem nenhum NCM informado, você pode inserir o NCM manualmente aqui, mas lembre-se que ele não vai ficar gravado no cadastro do produto. Isto é: Se você for emitir outra nota com o mesmo produto, ele vai vim novamente em branco e será necessário a inserção manual. Para facilitar o trabalho é de alta importância que informe esse valor diretamente no cadastro do produto, assim sempre que o mesmo produto for incluído em alguma nota, o campo “NCM” será preenchido automaticamente. Outro detalhe importante, não é possível emitir notas com produtos sem NCM ou com NCM incorreto. Será exibida uma informação na tela, caso isso ocorra.
1.4.9 - CST
Verificar com o contador, qual o CST correto para se utilizar na emissão de uma determinada nota fiscal. O CST pode variar dependendo da operação da nota.
1.4.10 - CFOP
O campo será preenchido automaticamente, de acordo com as informações inseridas no campo CFOP informado no cabeçalho da nota, e com as informações tributárias do produto (Tributado, Isento, Substituído, etc.). Mesmo assim é possível altera-lo se necessário. Você deve sempre conferir se as informações preenchidas automaticamente pelo sistema estão corretas.
1.4.11 -CSOSN
O contribuinte optante pelo Simples Nacional atualmente utiliza-se das CSTs 041, 060 e 030 as quais deverão ser substituídas pelas CSOSN e serão analisadas pelas operações a serem realizadas pelo contribuinte. Para mais informações, consulte o seu contador.
1.4.12 - Demais Opções
As demais informações a serem inseridas, são informações tributarias/Contábeis. Por tanto, verifique como o contador quais valores tributários terão que ser inseridos na NF-e (ICMS, Substituição Tributária, Isentas, IPI, etc.).
1.5 - Gravando a nota
Após selecionar o produto e preencher todos os campos corretamente, é necessário clicar em [F2 | Gravar] para que este produto e os dados informados sejam lançados na NF-e.
1.6 - Passo
Após clicar em Gravar, a tela de inclusão de itens permanecera aberta. Isso acontece para agilizar o procedimento de inclusão de itens. Caso tenha mais algum item para ser incluído realize o 4º passo novamente e assim que concluir o lançamento de todos os itens, feche a tela de inclusão.
1.7 - Passo
Os itens inseridos serão listados detalhadamente na tela principal da emissão de NF-e. É necessário verificar se os dados estão corretos para finalizar a nota. Caso encontre algum item com alguma informação incorreta, selecione e depois clique em [F7 | Alterar Item], será aberto uma tela idêntica a tela de inclusão, porém nessa tela os dados já vão esta preenchidos conforme foi informado no momento da inclusão. Altere a informação incorreta e grave novamente clicando no botão [F2 | Gravar].
Caso encontre algum produto duplicado ou que não deveria estar na nota, exclua selecionando-o e clicando no botão [F4 | Excluir Item].
1.8 Passo:
Falta pouco para concluir a nota fiscal, mas antes de grava-la precisamos verificar as abas e assim ver se é necessário utilizar alguma delas.
Segue as abas disponíveis e a finalidade de cada uma:
1.8.1 - Itens da Nota
Essa é a aba que já vem selecionada por padrão.
Nessa aba, temos as seguintes opções:
Visualizar os itens já inclusos da NF-e
Incluir itens na NF-e
Alterar itens na NF-e
Excluir itens na NF-e
1.8.2 - Faturamento
Essa aba deve ser utilizada quando a opção de Pagamento que se encontra no cabeçalho da nota for 2 – A Prazo.
Nessa aba, temos as seguintes opções:
Condição de Pagamento: Para utilizar essa opção, as condições de pagamentos devem ser cadastradas no sistema (Cadastros à Condições de Pagamentos).
Quantidade de Parcelas: Aqui podemos informar a quantidade de parcelas sem a necessidade de já está cadastrada no sistema.
Após selecionar uma das opções, as parcelas vão serem geradas.
1.8.3 - Transportador/Volumes Transportados
Como o próprio nome já diz, essa aba é utilizada para inserir informações de transportadora e volume transportado quando necessário.
Nessa aba, temos as seguintes opções:
Transportador: Aqui informaremos a empresa que vai transportar a mercadoria. Essas transportadoras tem que está cadastrada no sistema (Cadastros à Transportadoras).
Frente Por Conta: Aqui informaremos quem vai pagar o frente ou se o frete não for pago informamos aqui também.
Placa/UF: Aqui vamos informar a placa do veículo que vai fazer o transporte das mercadorias.
Quantidade: Aqui informaremos a quantidade de volumes. Lembrando que a quantidade de volumes pode ser diferente da quantidade de itens da NF-e, talvez os itens da nota vão ser embalados todos dentro de uma caixa, então o volume vai ser 1.
Espécie: Informe aqui o tipo de volume, por exemplo: Caixa, Fardo, etc.
Marca: Não abordar, este campo vai ser removido.
Número: Marca: Não abordar, este campo vai ser removido.
Peso Bruto: Informe o peso bruto da mercadoria para transporte.
Peso Liquido: Informe o peso líquido da mercadoria para transporte
1.8.4 - Informações Complementares
Essa aba é utilizada quando necessita inserir alguma informação/Observação no corpo da nota fiscal.
1.8.5 - Documentos Referenciados
Essa aba só será utilizada quando a nota a ser emitida for de devolução. Informamos aqui a dados da nota de venda referente a nota de devolução que estamos emitindo.
Nessa aba, todos os dados a serem informados são referentes a nota de venda a qual está realizando a devolução.
1.9 - Passo
A nota estando toda preenchida, basta clicar no botão [F2 | Gravar], assim teremos a nota gravada e pronta para ser transmitida para Sefaz.
1.10 - Passo
Agora que temos a nota gravada, vamos transmiti-la selecionando-a e clicando no botão [Enviar].
Após clicar no botão [Enviar], será necessário informar a senha do certificado digital.
Se não houver nenhum erro, a nota será exibida na tela logo após o processo de transmissão, por fim é só imprimi-la e/ou grava-la em seu computador.
Considerações Finais
O gerenciamento das notas fiscais (NF-e) emitidas e recebidas na empresa, é um processo que exige bastante cuidado e dedicação, mas que pode se tornar muito mais simples se o empreendedor utilizar o MaxpróERP para auxilia-lo em seus procedimentos.
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