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Introdução
Neste manual falaremos sobre o processo de nota fiscal de saída, iremos destacar os campos mais importantes, falar sobre o passo a passo de como realizar a emissão manual de uma nota fiscal.
Primeiramente, é necessário que saibamos o que é e para que serve Nota Fiscal de saída: Em regra, as Notas Fiscais servem para registrar a movimentação de entrada e saída das mercadorias entre os diversos estabelecimentos empresariais, de modo a permitir a fiscalização do pagamento de tributos. Todos os contribuintes do ICMS estão obrigados a emitir Nota Fiscal antes de qualquer saída de mercadoria ou bem promovida pelo estabelecimento.1.0 -
Como Fazer – Passo a Passo
1.1 - Acessar Tela de Nota FiscalAcessar Acesse no menu principal [ → Nota Fiscal à Emissão de NF-e (4.0)].
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1.2 - Incluir uma Nova NotaNa tela (Emissão de NF-e) clique em [F2 | Incluir] para lançar uma nova nota.
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1.3 -
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Preencha os Dados Gerais da Nota Fiscal
Empresa/Emitente
O campo será preenchido automaticamente.
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Selecionar Cliente
Se a nota for emitida para um fornecedor, é necessário que o mesmo esteja cadastrado como cliente.
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1.3.3 1 - Selecione o Movimento
Saída: (Em situações em que a mercadoria sai do estoque):
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Venda;
Devolução (Empresa p/ Fornecedor);
Troca de produtos;
Autorizada (Em caso de conserto);
Entre outras situações.
Entrada: (Em situações em que a mercadoria entra no estoque):
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Devolução (Cliente p/ Empresa);
Devolução (Em caso de cancelamento de NF-e após 24 horas de emissão);
Entre outras situações.
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1.3.4 2 - Selecione a Finalidade
NormalNF-e normal:
Alguns exemplos:
Vendas;
Troca de produtos;
Autorizada (Em caso de correção);
Transferências;
Outras situações.
Devolução/Retorno:
Alguns exemplos:
Devoluções;
Retorno (Produto retorna para a empresa);
Entre outras situações.
Complementar:
NF-e complementar:
Alguns exemplos:
Erro no valor da mercadorias;
Erro na quantidade da mercadoria;
Erro na alíquota do imposto;
Erro do cálculo do imposto;
Entre outras situações.
NF-e de Ajuste:
Alguns exemplos:
Transferência de crédito;
Creditamento de ativo permanente;
Entre outras situações.
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Devolução de mercadoria:
Alguns exemplos:
Devoluções;
Retorno (Produto retorna para a empresa);
Entre outras situações.
1.3.4 - Informe o CFOP
Informar o CFOP corresponde a operação.
(Ex: 5102 para vendas dentro do estado, e 6102 para vendas fora do estado).
1.3.5 - 3 - Selecione as opções:
É possível selecionar três opções adicionais
Movimentar Estoque: Caso essa opção esteja marcada, A quantidade lançada de cada item será debitada do estoque, isto é, o seu estoque irá diminuir conforme a quantidade lançada de itens. Caso ela esteja desmarcada, não haverá nenhuma alteração no estoque.
Obs: Mesmo que a natureza da operação se enquadre como movimentadora de estoque, só deve ser feito se, a emissão esta sendo feita manualmente e o campo movimentar estoque estiver marcado.
Selecione a condição de Pagamento: Selecione a condição de pagamento referente a nota que está sendo efetuada. Essa informação sairá na NF-e mas não vai gera financeiro no sistema.
Informe a data de emissão
Preencher com a data em que a nota está sendo emitida. Normalmente é a data atual, porém, em alguns casos pode ser necessário informar uma outra data.1.3.6 -
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Informe a data de saída
Informar a data em que a mercadoria vai sair do estoque. Essa data pode ser diferente da data atual, porém, jamais poderá ser uma data anterior a data de emissão.
1.3.7 - Selecione a condição de Pagamento
Selecione a condição de pagamento referente a nota que está sendo efetuada. Essa informação sairá na NF-e mas não vai gera financeiro no sistema.
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1.3.8 - Selecione as opções:
É possível selecionar três opções adicionais
Movimentar Estoque: Caso essa opção esteja marcada, A quantidade lançada de cada item será debitada do estoque, isto é, o seu estoque irá diminuir conforme a quantidade lançada de itens. Caso ela esteja desmarcada, não haverá nenhuma alteração no estoque.
Preço de Custo: Quando essa opção estiver marcada, os itens serão inclusos na NF-e com o preço de custo cadastrado no sistema. Caso o campo esteja desmarcada, os itens serão inclusos com o preço de venda.
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Informe o CFOP
Informar o CFOP corresponde a operação.
(Ex: 5102 para vendas dentro do estado, e 6102 para vendas fora do estado).
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Incluindo os itens na nota
Com o cabeçalho preenchido corretamente, podemos começar a incluir os itens.
1.4.1 - Acessando a tela de inclusão de itensClicando aba Itens da Nota
Clique no botão [F5 | Incluir Item] teremos acesso à tela de inclusão de itens.
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1.4.2 - Selecionando o item
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É possível alterar alguns destes campos, como: Descrição/Nome, UN, Cód. Barras. Porém, a alteração só terá efeito na nota fiscal e não ficará alterado no cadastro do produto.
1.4.3 - Complemento
Neste campo é possível inserir alguma informação complementar sobre o produto.
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1.4.4 - Quantidade
Aqui será informado a quantidade do produto.
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1.4.5 4 - Valor unitário
O sistema puxa esse valor do cadastro do produto. Se no cabeçalho da nota foi marcado a opção “Preço de Custo” o sistema vai puxar o preço de custo do produto e jogar neste campo, se essa opção não foi marcada, ele puxará o preço de venda.
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1.4.6 5 - Desconto
Aqui é possível dar um desconto sobre o valor total dos itens (Total = Quantidade x Valor Unitário).
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1.4.7 - Peso UnitárioDados adicionais
Nesse campo é possível informar a quantidade em peso por unidade, caso tenha produtos com a unidade de medida KG,SC,G,T
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1.4.6 Descrição Complementar
Neste campo é possível inserir alguma informação complementar sobre o produto.
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1.4.7 - CFOP
O campo será preenchido automaticamente, de acordo com as informações inseridas no campo CFOP informado no cabeçalho da nota, e com as informações tributárias do produto (Tributado, Isento, Substituído, etc.). Mesmo assim é possível altera-lo se necessário. Você deve sempre conferir se as informações preenchidas automaticamente pelo sistema estão corretas.
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1.4.8 - NCM
Se você seguiu a recomendação no início deste documento, esse é o próximo campo a ser preenchido. Aqui é onde informamos o NCM do produto, caso este campo esteja em branco é porque no cadastro do produto não tem nenhum NCM informado, você pode inserir o NCM manualmente aqui, mas lembre-se que ele não vai ficar gravado no cadastro do produto. Isto é: Se você for emitir outra nota com o mesmo produto, ele vai vim novamente em branco e será necessário a inserção manual. Para facilitar o trabalho é de alta importância que informe esse valor diretamente no cadastro do produto, assim sempre que o mesmo produto for incluído em alguma nota, o campo “NCM” será preenchido automaticamente. Outro detalhe importante, não é possível emitir notas com produtos sem NCM ou com NCM incorreto. Será exibida uma informação na tela, caso isso ocorra.
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Verificar com o contador, qual o CST correto para se utilizar na emissão de uma determinada nota fiscal. O CST pode variar dependendo da operação da nota.
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1.4.10 - CFOP
O campo será preenchido automaticamente, de acordo com as informações inseridas no campo CFOP informado no cabeçalho da nota, e com as informações tributárias do produto (Tributado, Isento, Substituído, etc.). Mesmo assim é possível altera-lo se necessário. Você deve sempre conferir se as informações preenchidas automaticamente pelo sistema estão corretas.
1.4.11 - CSOSN
O contribuinte optante pelo Simples Nacional atualmente utiliza-se das CSTs 041, 060 e 030 as quais deverão ser substituídas pelas CSOSN e serão analisadas pelas operações a serem realizadas pelo contribuinte. Para mais informações, consulte o seu contador.
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1.4.12 11 - Demais Opções
As demais informações a serem inseridas, são informações tributarias/Contábeis. Por tanto, verifique como com o contador quais valores tributários terão que ser inseridos na NF-e (ICMS, Substituição Tributária, Isentas, IPI, etc.).
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Gravando a nota
Preço de Custo: Quando essa opção estiver marcada, os itens serão inclusos na NF-e com o preço de custo cadastrado no sistema. Caso o campo esteja desmarcada, os itens serão inclusos com o preço de venda.
Após selecionar o produto e preencher todos os campos corretamente, é necessário clicar em [F2 | Gravar] para que este produto e os dados informados sejam lançados na NF-e.
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1.5. 6 - Passo
Após clicar em Gravar, a tela de inclusão de itens permanecera aberta. Isso acontece para agilizar o procedimento de inclusão de itens.
Caso tenha mais algum item para ser incluído realize o 4º passo novamente e assim que concluir o lançamento de todos os itens, feche a tela de inclusão.
1.7 6 - Passo
Os itens inseridos serão listados detalhadamente na tela principal da emissão de NF-e. É necessário verificar se os dados estão corretos para finalizar a nota. Caso encontre algum item com alguma informação incorreta, selecione e depois clique em [F7 | Alterar Item], será aberto uma tela idêntica a tela de inclusão, porém nessa tela os dados já vão esta preenchidos conforme foi informado no momento da inclusão. Altere a informação incorreta e grave novamente clicando no botão [F2 | Gravar].
Caso encontre algum produto duplicado ou que não deveria estar na nota, exclua selecionando-o e clicando no botão [F4 | Excluir Item].
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1.8 7 Passo:
Falta pouco para concluir a nota fiscal, mas antes de grava-la precisamos verificar as abas e assim ver se é necessário utilizar alguma delas.
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Essa aba deve ser utilizada quando a opção de Pagamento que se encontra no cabeçalho da nota for
2 – A Prazo.
Nessa aba, temos as seguintes opções:
Condição de Pagamento: Para utilizar essa opção, as condições de pagamentos devem ser cadastradas no sistema (Cadastros à Condições de Pagamentos).
Quantidade de Parcelas: Aqui podemos informar a quantidade de parcelas sem a necessidade de já está cadastrada no sistema.
Após selecionar uma das opções, as parcelas vão serem geradas.
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Clique em Adicionar Pagamento(s).
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1.8.3 - Transportador/Volumes Transportados
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Após clicar no botão [Enviar], será necessário informar a senha do certificado digital caso seja A3.
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Se não houver nenhum erro, a nota será exibida na tela logo após o processo de transmissão, por fim é só imprimi-la e/ou grava-la em seu computador.
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O gerenciamento das notas fiscais (NF-e) emitidas e recebidas na empresa, é um processo que exige bastante cuidado e dedicação, mas que pode se tornar muito mais simples se o empreendedor utilizar o MaxpróERP para auxilia-lo em seus procedimentos.
Veja também:
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