Contas a Pagar - Lançando e Baixando Títulos

O Contas a Pagar é responsável por fazer a gestão de todos os pagamentos da empresa. Todo e qualquer lançamento de saída deve ser controlado pelo MAXPRO e deve ser enquadrado em um Plano de Contas.

Alguns dos principais lançamentos a pagar são: Boletos de mercadorias, contas de água/luz/telefone/internet, despesas com funcionários (Salários, Férias, Alimentação, Impostos INSS/FGTS), despesas operacionais (Materiais de limpeza, manutenção de computadores, etc.), e Impostos Pagos, também. Todos estes lançamentos se enquadram em um "Plano de Contas", e é no Contas a Pagar que mais se usa esses planos.

O responsável pelo Contas a Pagar pode lançar previamente o pagamento de todos os funcionários até o fim do ano (ou até o próximo aumento), pois já faz uma previsão do que tem a pagar nos próximos meses. O mesmo pode ser feito com outras despesas fixas, como: Aluguel, Internet, Contabilidade, Mensalidade do Sistema, entre outras. Já as despesas geralmente variam como Conta de Água, Luz e Telefone, tem que ser lançados assim que a duplicata chegar, e baixada quando for paga.

Ao Baixar um “título/cheque” a pagar, o usuário pode escolher se quer debitar o dinheiro do caixa (geralmente é recomendado o caixa 99), ou pode debitar na conta-corrente cadastrada no sistema (Para pagamentos online, por exemplo), ou ainda pagar utilizando cheques de clientes (opção "Cheques de Terceiros"). Após ter todos os títulos a pagar lançados, é possível ter uma previsão do Fluxo de Caixa usando a opção: [FINANCEIRO] > [Fluxo De Caixa]. Onde é possível ver:

• O saldo atual dos caixas e das contas bancárias;

• Os lançamentos a receber e a pagar nos próximos dias/meses (escolher período);

• O saldo de cada dia apurado, e o saldo total no final do período;

Todos estes lançamentos se enquadram em um "Plano de Contas", e é no Contas a Pagar que mais se usa esses planos. 

1.0- Acesse a tela do contas a pagar pelo Menu principal → Financeiro → Contas a Pagar, teremos acesso à tela de Relação de Contas a Pagar.

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Lançando títulos no Contas à Pagar

Na tela de Relação de Contas à Pagar, clique em [F2 | Incluir]

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1.2 - Preenchendo os campos

Na tela Ficha de Lançamento, preencha os campos de acordo com o que se pede. Após o preenchimento de todos os campos, basta clicar em [Gerar] para gerar os títulos a serem lançados, e depois basta clicar em [F2|Gravar] para concluir o procedimento de lançamento de título.

Em tipos de intervalo defina se sera utilizado Dias de vencimento Fixo, ou se sera definido por Dias corridos.

• Dias de vencimento fixo: Sera definido pelo próprio sistema automaticamente.
  
  

   

• Dias Corridos: É possível definir a quantidade de dias do intervalo para os boletos.

Após ter lançado todos os títulos, é possível ter uma previsão do Fluxo de Caixa usando a opção: Financeiro → Fluxo De Caixa. Onde é possível ver:

• O saldo atual dos caixas e das contas bancárias;

• Os lançamentos a receber e a pagar nos próximos dias/meses (Escolher período);

• O saldo de cada dia apurado, e o saldo total no final do período;

Todos estes lançamentos se enquadram em um "Plano de Contas", e é no Contas a Pagar que mais se usa esses planos.

Baixando um título

1.2.1 - Selecionando os Títulos a Serem Baixados

Para dar baixa em um ou mais títulos, basta selecionar o título a ser baixado e clicar em F4|Pagamento.

Selecione o caixa 99( Caixa Cofre).

1.2.2 - Escolhendo Forma de Pagamento

Ao Baixar um “título/cheque” a pagar, o usuário pode escolher se quer debitar o dinheiro do caixa (Geralmente é recomendado que seja no caixa 99), ou pode debitar na conta corrente cadastrada no sistema (Para pagamentos online, por exemplo), ou ainda pagar utilizando cheques de clientes (Opção "Cheques de Terceiros").

Existe também a possibilidade de dividir a forma de pagamento. Exemplo: R$ 200,00 pode ser debitado do caixa e R$ 300,00 da conta bancária, ou até mesmo utilizar um cheque de terceiro que esteja lançado no sistema para pagar o restante do débito. 

No exemplo que estamos utilizando, o valor será debitado do caixa 99, preenchendo o campo "Caixa" com o valor referente ao título.

Após preencher o campo referente à opção desejada, basta clicar em F2| Baixar para concluir o procedimento.

Como é um processo muito importante e de certa forma complexo, é extremamente importante que tenha funcionários capacitados, que tenham conhecimento sobre assuntos financeiros como:

• Fluxo de Caixa;

• Plano de Contas (Categoria de Despesas/Receitas). Recomendamos um estudo mais aprofundado;

• DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício);

• DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa);

• Gestão de Contas a Pagar;

• Gestão de Contas a Receber.

Os itens acima citados envolvem assuntos Administrativos e Financeiros da empresa, e é importante que o corpo de gestores da empresa esteja capacitado para lidar com tais assuntos.  
Dica: Informações e Cursos podem ser encontrados na internet. O SEBRAE, por exemplo, possui mini cursos e muitos artigos na internet que tratam sobre estes assuntos.