Como CANCELAR uma Nota Fiscal após ela ter sido emitida? Quais cuidados devo tomar?

Introdução

    O objetivo deste manual é instruir e levar um pouco mais de conhecimento sobre o cancelamento de nota fiscal, destacando o porquê e os motivos do cancelamento de uma nota. Iremos falar também dos prazos para cada tipo de nota fiscal (NF-e e NFC-e), e analisar alternativas que podem substituir um cancelamento. Você poderá ver também um passo a passo do cancelamento e o que deve ser feito depois que expirar o prazo de cancelamento.

Por que cancelar uma Nota Fiscal?

   O cancelamento de nota fiscal é um assunto que gera várias dúvidas, isso acontece por que para cada cancelamento à um procedimento e uma regra diferente. Por mais que estejamos acostumados com a rotina de uma determinada tarefa, estamos sempre suscetíveis ao erro. Com a emissão de nota não é diferente, afinal, são muitos números, códigos e normas técnicas que envolvem uma emissão de nota fiscal. Na correria do dia a dia é perfeitamente possível acabar preenchendo errado ou omitindo alguma informação na hora de lançar a nota.

   Os motivos que podem levar o cancelamento de uma nota fiscal eletrônica são variados, mas entre as causas mais comuns estão: erro de digitação, valores incorretos, item lançado errado, CFOP incorreto ou a natureza da operação que não foi informado corretamente (venda, bonificação ou devolução, etc), ou a desistência da compra pelo destinatário/cliente.

Qual é o prazo para o cancelamento de uma nota fiscal?

• Para uma nota fiscal eletrônica (NF-e), o cancelamento só pode ser realizado dentro de 24 horas do período de emissão;

• Para a nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e), bem como para o SAT e MF-e, o prazo pode variar de estado para estado. Geralmente este prazo é de 30 minutos após a emissão;

O que fazer depois que o prazo de cancelamento expirar?

Caso o prazo para cancelamento tenha sido ultrapassado e uma CC-e (Carta de Correção Eletrônica) não resolver, será necessário, emitir uma Nota Fiscal de DEVOLUÇÃO DE VENDA, ou, se a nota foi emitida para uma empresa que também emite notas fiscais, você deverá solicitar que ela emita uma nota de devolução para sua empresa.

Veja também:

Em quais situações devemos utilizar a Carta de Correção e Nota de Complemento?[Com Vídeo]

Como cancelar nota fiscal no Maxpró ERP - Passo a Passo

Passo 1 - Escolhendo modelo e acessando a tela de emissão de nota fiscal.

Para cancelar uma Nota Fiscal eletrônica (NF-e) ou uma Nota Fiscal eletrônica de Consumidor (NFC-e), basta você acessar o menu de nota fiscal, conforme a ilustração abaixo.

Open

Para cancelar uma NF-e, basta acessar Emissão de NF-e (4.0) e para Cancelar uma NFC-e (Cupom fiscal) é só clicar em Emissão de NFC-e (4.0), lembrando que o cancelamento só pode ser feito dentro do prazo conforme relato acima.

Passo 2 - Selecionar e cancelar a nota fiscal.

Após escolher o modelo de nota fiscal que deseja cancelar, você deve localizar a nota, se necessário pode utilizar os filtros para facilitar a busca. Após isso clique em Cancelar.

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Passo 3 - Informações para conclusão do cancelamento.

Para finalizar o processo, irá aparecer um campo onde você deve justificar o motivo do cancelamento, essa justificativa é muito importante e será enviada diretamente para o ministério da fazenda. Segue o exemplo:

Se o cancelamento não for efetuado, será gerada uma rejeição. Você deverá ler atentamente a mensagem retornada e verificar o que fazer.

Passo 4 - Imprimindo comprovante do cancelamento.

Se tudo correr bem, o cancelamento será autorizado, e você poderá imprimir o comprovante do cancelamento.

Passo 5 - Reimprimindo comprovante de cancelamento.

Para reimprimir o comprovante, selecione a nota novamente, clique em Eventos da Nota [Cancelamento/Carta de Correção] e clique em Imprimir.

Considerações Finais

O gerenciamento das Notas Fiscais emitidas e recebidas na empresa (compras), é um processo que exige bastante cuidado e dedicação, mas, que, pode se tornar muito mais simples se você usar corretamente o Maxpró ERP para auxiliá-lo em seus procedimentos.