Em Tempos de Crise, Como Controlar e Reduzir as Despesas da Minha Empresa?

Na Sismais, nós sempre recomendamos que o uso do Contas a Pagar seja feito de forma completa e correta. A verdade é que a maioria das empresas não faz esse controle, ou deixa sempre para segundo plano. Porém, agora que o faturamento foi reduzido (ou cortado por completo em muitas empresas), é de extrema importância que você entenda e esteja no controle de todos os gastos da empresa, buscando reduzir ou cortar aqueles que forem possíveis, pelo menos por um período.

Você sabia que a maioria das empresas, apesar de ter uma noção de quanto gasta por mês, não faz ideia de como e com o que exatamente ele é gasto?

Foi pra melhorar isso e pra tentar amenizar seus prejuízos nessa pandemia do Coronavírus que criamos esse artigo.

Abaixo damos alguns exemplos de como pode ser feito esse controle, por favor, leia com bastante atenção, e se tiver alguma dúvida contate nosso suporte.

Você sabe o que é e qual é o Custo Operacional da sua Empresa?

Se não sabe ou não faz esse controle, você precisa URGENTEMENTE ler a matéria abaixo:

Saiba como calcular o custo operacional da sua empresa (Planilha)

Nela, explicamos um pouco sobre o que é e como controlar o Custo Operacional da sua empresa (ou seja, quando sua empresa precisa pra sobreviver). Lá você encontrará também uma Planilha em Excel Gratuita, que pode ser utilizada para calcular o seu custo operacional.

É bem fácil de preencher e contém instruções e exemplos já preenchidos. Se você usa-la corretamente, terá uma ideia bem clara de quanto custa para sua empresa funcionar e sobreviver nessa época de crise.

Você poderá usar os dados levantados com a ajuda da planilha para trabalhar em cima do controle e redução das despesas, principalmente nesse período. Por exemplo: Você conseguirá visualizar melhor quais despesas não são fundamentais e podem ser reduzidas ou cortadas, pelo menos enquanto as coisas não voltarem ao normal.

Você usa o Maxpró ERP? Então, você pode lançar todas suas despesas e ter um controle bem mais efetivo!

A melhor forma de fazer isso, é lançar no Contas a Pagar do Maxpró, tudo que a empresa tem de despesas fixas e variáveis (já lançar tudo que tem pra pagar até o final do ano).

Para despesas mensais de valor fixo, como: Aluguel, Internet, Mensalidade do Sistema, Folha de Pagamento, etc., é possível de uma só vez, lançar todas as parcelas que você tem que pagar no ano.

No exemplo acima, eu fiz um lançamento do Aluguel mensal de R$ 500,0 (quinhentos reais) para os próximos 9 meses (iniciando em abril e finalizando em março, mas, se você estivesse em janeiro, poderia lançar também os 12 meses).

Sobre os campos que foram preenchidos:

Cadastro do Fornecedor;
Plano de Contas adequado (muito importante para que você tenha visualizações consolidadas no DRE e DFC);
No campo “Valor Total”, informei o valor referente aos 9 meses que quero lançar;
Em “Primeiro Vencimento”, informei a data do próximo pagamento do aluguel;
Em “Parcelas”, informei 9 (indicando os nove meses no qual já quero deixar lançado no sistema);
Em “Tipo de Intervalo” selecionei “Dia de Vencimento Fixo” indicando que o vencimento do aluguel é todo dia 05 do mês;
Ao clicar em “Gerar” já foram criadas as 9 parcelas, até o mês 12/2020. Bastando clicar em “F2 | Gravar” para aplicar as correções;

Feito isso, as parcelas do Aluguel já estão lançadas no sistema até o final do ano, a partir daí, basta que efetuei a baixa dessa despesas quando fizer o pagamento. Assim, o dinheiro sairá do Caixa e essa parcela constará como quitada no sistema (evitando inclusive que eu corra o risco de ficar sem pagar e pagar juros, ou pague duas vezes). Muito mais controle e muito mais fácil, não é?

O exemplo acima, pode ser aplicado a qualquer outra despesa que você tenha, até mesmo para as que mudam o valor como água, luz, gastos com limpeza, etc., você pode seguir esse mesmo tipo de lançamento. A diferença é que, o valor a ser lançado deverá ser a média mensal (com base nos últimos 3 ou 6 meses, por exemplo). No dia do pagamento, antes de efetuar abaixa, você pode alterar o valor médio para o valor real.

Veja esse outro exemplo:

Procure lançar, tudo, mas tudo mesmo. Se fizer isso você pode se guiar pelo Maxpró para entender todas as suas despesas, ir fazendo o controle conforme efetua os pagamentos, e analisar dia a dia, o que pode ser melhorado.

Se você ainda não sabe usar o Controle de Contas a Pagar do Maxpró, clique no Link abaixo e assista nossa Vídeo Aula ou leia o manual de uso:
Contas a Pagar, Lançando e Baixando Títulos

DICA: Ao iniciar o Maxpró é possível visualizar na tela de “Lembretes e Alerta” as contas a pagar que estão vencidas ou próximas do vencimento.

Use esta funcionalidade para se planejar diariamente, e acesse com frequência o Contas a Pagar para se planejar semanal e mensalmente.

Se você leu até aqui PARABÉNS! Significa que está preocupado(a) com a situação da sua empresa e quer dar a volta por cima nessa crise.

Atenciosamente,
Equipe Sismais Tecnologia